Cliëntenraden kunnen kiezen voor professionele ondersteuning van hun werkzaamheden door een ambtelijk secretaris. Zij of de organisatie kunnen een ambtelijk secretaris in dienst nemen. Maar er kan ook gekozen worden voor een extern ambtelijk secretaris. Het LSR heeft extern ambtelijk secretarissen in dienst die ingehuurd kunnen worden.

De functie

De ambtelijk secretaris is toegevoegd aan de cliëntenraad. De ambtelijk secretaris is geen lid van de cliëntenraad, neemt een neutrale positie in tijdens het overleg van de cliëntenraad met de bestuurder, maar maakt wel onderdeel uit van het team van de cliëntenraad. De ambtelijk secretaris is door zijn werkzaamheden de spil van de cliëntenraad; de constante factor binnen de cliëntenraad en het vaste aanspreekpunt.

Taken ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de cliëntenraad, de overlegvergaderingen met de bestuurder of manager en de vergaderingen van werkgroepen vanuit de cliëntenraad. In de praktijk houdt de ambtelijk secretaris zich met het volgende bezig:

  • secretariële ondersteuning bieden zoals agenda opstellen, informatie verzenden, verslag van de vergadering maken en adviezen van de cliëntenraad uitschrijven en archief beheer;
  • beleidsmatige ondersteuning bieden zoals agendaonderwerpen op inhoud voorbereiden en adviezen geven over de besluitvorming;
  • informatie en/of adviezen geven over wet- en regelgeving, procedures en communicatie van de cliëntenraad (intern en extern);
  • jaarverslag opstellen;
  • bewaker van agendapunten, actiepunten en (evaluatie)afspraken;
  • vraagbaak voor (nieuwe) leden, bestuurder en anderen binnen de organisatie.

Coördinatie en kwaliteitsbewaking

De ambtelijk secretaris is in dienst van het LSR en legt over het werk ook verantwoording af aan het LSR. De ambtelijk secretaris stemt de werkzaamheden af met de coördinator externe ondersteuning van het LSR. Deze zorgt ook voor coördinatie met de zorginstelling en voor kwaliteitsbewaking van het werk van de ambtelijk secretaris.

Werkbegeleiding, intervisie en scholing

Intervisiebijeenkomsten

De ambtelijk secretarissen en ondersteuners die bij het LSR in dienst zijn ontvangen periodiek intervisie samen met andere ambtelijk secretarissen en ondersteuners die bij het LSR in dienst zijn.

Werkbegeleiding

De coördinator van het LSR houdt periodiek begeleidingsgesprekken.

Cursussen

De ambtelijk secretaris wordt in staat gesteld cursussen en thema-bijeenkomsten bij het LSR te volgen.

Adhoc vragen en advies

Voor adhoc vragen en advies kan de ambtelijk secretaris dagelijks terecht bij het LSR.

Wilt u meer informatie over het inhuren van een externe ambtelijke secretaris? Neemt u dan contact op met een adviseur externe ondersteuning via info@hetlsr.nl of 030-293 76 64.

Delen op social media