Vraag en antwoord

Er zijn twee reglementen die te maken hebben met het werk van de cliëntenraad namelijk de medezeggenschapsregeling en het huishoudelijk reglement.

De medezeggenschapsregeling

Een instelling dient een medezeggenschapsregeling op te stellen. Dit na overleg met de cliëntenraad of eventueel na overleg met een representatieve delegatie van cliënten of hun vertegenwoordigers dan wel met een representatie te achten organisatie van cliënten. In een medezeggenschapsregeling staan de besluiten die genomen zijn over de oprichting en vormgeving van de cliëntenraad. De volgende besluiten staan er in ieder geval benoemd:

• uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat
• hoe de cliëntenraad is samengesteld
• hoe de leden geselecteerd en benoemd worden
• wanneer een lidmaatschap eindigt
• wat de rol van de cliëntenraad is bij de voorbereiding van een aantal besluiten genoemd in de wet (artikel 3 lid 3)
• als er meer cliëntenraden zijn; de verdeling van de bevoegdheden
• hoe geborgd wordt dat de cliëntenraad begrijpelijke informatie ontvangt.

In de medezeggenschapsregeling staan daarnaast aanvullende afspraken beschreven over taken, faciliteiten, informatievoorziening, contact met de achterban en geschillen. Ook kunnen extra bevoegdheden worden vastgelegd en samenwerkingsafspraken gemaakt worden voor het overleg tussen cliëntenraad en bestuurder en toezichthouders.

Besluiten over de medezeggenschapsregeling vallen onder het instemmingsrecht van de cliëntenraad.

Het huishoudelijk reglement

In de Wmcz 2018 staat dat de cliëntenraad schriftelijk zijn werkwijze en zijn vertegenwoordiging in en buiten rechte moet regelen. Dat kan in een huishoudelijk reglement. In het reglement staat onder andere hoe de werkwijze van de cliëntenraad eruit ziet en wie de cliëntenraad vertegenwoordigt bij het tekenen van bijvoorbeeld contracten. Het reglement is van de cliëntenraad zelf. De Raad van Bestuur ontvangt het huishoudelijk reglement ter inzage, maar heeft er geen zeggenschap over.

Het LSR heeft voorbeelden van bovengenoemde reglementen. Voor de medezeggenschapsregeling is per branche met partijen samengewerkt aan een voorbeeldmodel. Deze reglementen kunt u aanpassen aan uw eigen situatie. U vindt de voorbeeldreglementen en ander voorbeeldmateriaal in de Kennisbank van het LSR speciaal voor leden.

Het LSR kan u ondersteunen bij het opstellen van de reglementen.

In de Wmcz 2018 staat bij artikel 6.3 dat de kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de werkzaamheden van de cliëntenraad ten laste komen van de instelling. Hoe dit precies vorm krijgt, dient nader te worden afgesproken. Dit kan bijvoorbeeld in de  medezeggenschapsregeling beschreven worden, deze regeling valt onder het instemmingsrecht. De cliëntenraad en zorgaanbieder kunnen aanvullende afspraken maken over de kosten; bijvoorbeeld door een jaarlijks budget af te spreken.

Aan het afspreken van een budget zit voor de cliëntenraad een risico. Blijkt het budget te laag te zijn, dan komen de kosten die niet uit het budget betaald kunnen worden alleen voor rekening van de zorgaanbieder als deze daarin toestemt. Het staat de zorgaanbieder vrij om dat niet te doen. In dat geval is geen beroep op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) mogelijk.

Een oplossing is om een budget af te spreken wat alleen bestemd is voor bijvoorbeeld reiskosten en scholing. Voor overige kosten is niet immers niet altijd te overzien of die kosten ook daadwerkelijk gemaakt gaan worden.

Als er een meningsgeschil ontstaat over wat redelijkerwijs nodig is voor het uitvoeren van werkzaamheden, of de uitvoering van de medezeggenschapsregeling verloopt niet goed, kan de LCvV gevraagd worden te bemiddelen of een uitspraak te doen. De LCvV keek bij een eerdere casus vooral vooral naar de redelijkheid in de onderbouwing van de cliëntenraad voor het gevraagde bedrag en naar de onderbouwing van de zorgaanbieder waarom hij het bedrag te hoog vond.

In de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 artikel 7.3 staat: ‘Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit’. Er staat dus geen termijn genoemd. Hoeveel tijd nodig is om antwoord te geven op een adviesvraag hangt van een aantal zaken af.

Bijvoorbeeld:

• Hoe compleet is de adviesvraag? Hoeveel aanvullende informatie is er nodig? Zijn er nog vragen?
• Hoe is de planning van de raad? Wanneer is de volgende overlegvergadering met de bestuurder?
• Hoeveel voorinformatie heeft de raad al ontvangen? Is er al eerder over gesproken?
• Is het een spoedeisende adviesvraag?

Bepaal daarom, in overleg met de bestuurder, per onderwerp wat een redelijke termijn is voor het reageren op de adviesvraag. Vaak wordt als redelijke termijn zes weken aangehouden. Als er vaste afspraken zijn over de termijnen leg deze dan vast in de medezeggenschapsregeling.

De cliëntenraad is geen rechtspersoon (stichting, vereniging of bedrijf) en kan niet als zodanig ingeschreven worden bij de Kamer van Koophandel. Wel is het mogelijk om een zakelijke rekening te openen (na overleg met de instelling) op het Kamer van Koophandel nummer van de zorginstelling. De rekening wordt dan ‘ten name van de cliëntenraad’.

De cliëntenraad kan ook een particuliere rekening openen maar daaraan zitten veel nadelen. Zo is een particuliere rekening gekoppeld aan de persoon die de rekening opent en dus ook aan zijn of haar sofinummer.

Dit kan een probleem zijn voor de belastingaangifte omdat het geld op de rekening van de cliëntenraad bij het vermogen van degene op wiens naam de rekening staat wordt opgeteld. Ook is het zo dat als deze persoon geen  cliëntenraadslid meer is, de rekening op een andere naam gezet moet worden. Dit is veel administratief werk.

De kosten van een zakelijke rekening zijn wel hoger dan die van een particuliere rekening. De kosten voor een zakelijke rekening zijn ongeveer €100,- per jaar. Daarbij komt dat elke af- of bijschrijving ongeveer € 0,10 kost.

Het LSR heeft profielen opgesteld voor zowel een lid van de cliëntenraad als van een voorzitter van de cliëntenraad. Bij het lid van de cliëntenraad staat aangegeven wat van de cliëntenraadsleden verwacht wordt, bijvoorbeeld het aantal uur tijdsinvestering en kennis van de gezondheidszorg. Ook de vaardigheden waarover een lid moet beschikken staan hierin beschreven.

De voorzitter heeft een uitgebreider takenpakket en verantwoordelijkheden. Wat betreft de vaardigheden komen die overeen met het cliëntenraadslid maar komen er nog een aantal specifieke bij. Voorbeelden hiervan zijn: kunnen enthousiasmeren, prioriteiten stellen en delegeren.

De profielen kunt u aanpassen aan de wensen van uw cliëntenraad. U vindt meer informatie en voorbeeldprofielen in de LSR kennisbank in het ledendeel.

In de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 staat niet dat de vergaderingen van de cliëntenraad openbaar zijn. Maar contact met de achterban is belangrijk voor de cliëntenraad en daarom is het logisch om de vergaderingen in principe open te stellen voor de achterban om bij te wonen. Structureel bijwonen is echter ongebruikelijk. De cliëntenraad kan daar voorwaarden aan stellen en deze vastleggen in het huishoudelijk reglement.

Voorbeelden van deze voorwaarden kunnen zijn: • Vooraf aanmelden bij de voorzitter van de cliëntenraad. • Een maximaal aantal keer per jaar vaststellen waarop de vergadering bijgewoond kan worden.  Eventueel met instemming van de cliëntenraad vaker. • De vergadering bijwonen wanneer er een onderwerp wordt besproken dat een bepaalde groep  cliënten direct aangaat. De bezoekers kan eventueel spreekrecht worden verleend, stemrecht hebben  zij echter niet.

De bestuurder bepaalt, na overleg met de cliëntenraad of een representatieve delegatie van cliënten of verwanten, de zittingstermijn van leden van de cliëntenraad en legt dit vast in de medezeggenschapsregeling. De cliëntenraad heeft er instemmingsrecht over. Dat staat in artikel 3 van de Wmcz 2018. De wet zegt niets over het aantal jaren.

Meestal is het een zittingstermijn van 3 of 4 jaar. Vaak kan je dan nog één keer benoemd worden voor een zelfde  termijn. Dus 6 tot 8 jaar in totaal. Hoe dat precies bij jullie raad is geregeld, staat in de medezeggenschapsregeling van jullie organisatie.

Er is niet een vast bedrag te noemen hoe hoog het budget van de cliëntenraad moet zijn. Dit is namelijk afhankelijk van welke kosten een cliëntenraad maakt. Het is van belang dat een raad voldoende geld krijgt om zijn werkzaamheden te kunnen doen en dus zijn taak te kunnen uitoefenen (zo stelt de Wmcz 2018 in artikel 6.3).

Bij het opstellen en berekenen van het budget zijn een aantal onderdelen waar u aan kunt  denken.

Zo zijn er de kosten voor reguliere werkzaamheden zoals reis- en verblijfkosten, kosten voor informatievoorziening, kosten voor communicatie met de achterban, kosten voor pr en kosten voor het lidmaatschap van landelijk organisatie cliëntenraden. En er zijn de overige kosten zoals structurele ondersteuning, kosten van scholing, inwinnen van adviezen en, zonodig, kosten voor geschillen.

Het is verstandig goed af te spreken welke zaken de cliëntenraad wel en niet uit het budget moet bekostigen. Voor sommige zaken is het immers lastig om een inschatting te kunnen maken (bijvoorbeeld voor ondersteuning of advies), er kan worden afgesproken dat die buiten het budget blijven.

Als u meer wilt lezen hierover heeft het LSR een handreiking budgetregeling cliëntenraden te koop (ook in pictoversie). Het is te bestellen via de webwinkel op de site van het LSR of via de helpdesk: helpdesk@hetlsr.nl, telefoonnummer: 030 – 299 00 04.

Bij het samenvoegen van twee cliëntenraden is het goed om duidelijke afspraken te maken. En deze afspraken ook schriftelijk vast te leggen in een medezeggenschapsregeling van de nieuwe raad. Ook moeten beide achterbannen geïnformeerd worden over het samengaan van de raden en waar ze nu terecht kunnen met vragen of opmerkingen.Voor de samenstelling van de raad kan opgenomen worden dat cliënten uit beide locaties kunnen komen, zodat beide locaties vertegenwoordigd zijn.

De gesprekspartner (bestuurder) moet gemachtigd zijn om beslissingen te nemen over beide locaties zodat beslissingen genomen kunnen worden zonder dat het nog voorgelegd moet worden aan een ander.

Let op, voor de instellingen waar cliënten langdurig verblijven of bij cliënten thuis zorg laat verlenen, is de instelling verplicht om voor elk van die locaties een cliëntenraad in te stellen, tenzij de cliënten hier geen behoefte aan heeft of dit in redelijkheid voor die locaties niet aangewezen is (Wmcz 2018 artikel 3,4). Voor de cliëntenraad is het dus goed te controleren of en hoe deze behoefte gepeild is. Of helder te hebben dat de instelling hier zelf niet voor kiest, bijvoorbeeld omdat de manager voor beide locaties bevoegd is beslissingen te nemen.

Spreek af om na 1 jaar te evalueren of het samengaan van beide raden goed werkt en bevalt.

Het is waardevol om startende leden van de cliëntenraad een proeftijd ofwel het aspirant-lidmaatschap te bieden. Deze periode, zo’n drie tot zes maanden, kan door het startende lid worden gebruikt om zicht te krijgen op het werk van de cliëntenraad en wat er van een cliëntenraadslid wordt verwacht. Na de proefperiode besluit het aspirant-lid of hij definitief lid wordt. Vanaf het moment dat het definitieve lidmaatschap ingaat telt dan de in de medezeggenschapsregeling afgesproken zittingstermijn.

Volgens de wet is het toegestaan nieuwe leden eerst een half jaar aspirant-lid te laten zijn. De zorgaanbieder regelt, na instemming van de cliëntenraad of een representatieve delegatie van cliënten/verwanten, in de medezeggenschapsregeling de zittingsduur van de cliëntenraadsleden. Hierin kan ook een periode aspirant-lidmaatschap geregeld worden. Staat dit er (nog) niet in, dan kan de cliëntenraad ongevraagd adviseren dit aan te passen in de medezeggenschapsregeling.

Let op! Het aspirant-lid is nog geen definitief lid. Wanneer de cliëntenraad besluiten neemt door middel van stemming, stemt het aspirant-lid niet mee. Leden stemmen mee vanaf het moment dat zij definitief lid zijn.

Als twee cliëntenraden worden samengevoegd tot één nieuwe cliëntenraad zijn er twee mogelijkheden voor het omgaan met de zittingstermijnen van de leden.

1. Er is een nieuwe zittingsduur maar de oude zittingstermijnen van alle leden tellen mee. De leden gaan uit de cliëntenraad nadat ze de (nieuwe) totale tijd in de raad hebben gezeten.
2. De gehele raad begint opnieuw met nieuwe zittingstermijnen.

In de nieuwe medezeggenschapsregeling wordt zowel de nieuwe zittingsduur als de overgangsregel opgenomen. Voorbeeldtekst overgangsregel: ‘Bij de bepaling van de maximale zittingsperiode telt de periode waarin een lid zitting heeft gehad in een andere cliëntenraad die door de zorgaanbieder of een rechtsvoorganger van de zorgaanbieder is ingesteld mee/niet mee (maak een keuze).

Een onafhankelijk voorzitter van de cliëntenraad is geen lid van de raad. Hij of zij is puur voor het proces tijdens de vergadering en voor de praktische voorbereiding en uitwerking van de vergadering. Hij stemt ook niet mee en geeft niet zijn mening over het onderwerp wat besproken wordt.

De onafhankelijk voorzitter kan als woordvoerder van de cliëntenraad optreden. Er moeten dan wel duidelijke afspraken zijn gemaakt. Het is van belang dat de onafhankelijk voorzitter helder heeft wat de standpunten van de raad zijn omtrent het onderwerp. Bijvoorbeeld als er een praatje gegeven moet worden over de raad of als de voorzitter met de bestuurder spreekt over een gegeven advies. Het kan voorkomen dat er op zulke momenten inhoudelijke vragen worden gesteld die niet duidelijk besproken zijn in de cliëntenraad en waarop de onafhankelijk voorzitter geen antwoord kan en mag geven, omdat hij de mening van de cliëntenraad niet weet.

Als de raad toch graag de onafhankelijk voorzitter als woordvoerder wil, bijvoorbeeld omdat deze wel heel goed is in het verwoorden van zaken, kan de onafhankelijk voorzitter wellicht samen met een raadslid het gesprek aangaan.

Het is verstandig om de rol van de onafhankelijk voorzitter en de gemaakte afspraken vast te leggen in het huishoudelijk reglement van de cliëntenraad, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn. Ook kan de inzet van een onafhankelijke voorzitter al beschreven staan in de medezeggenschapsregeling omdat hierin ook afspraken met de bestuurder kunnen worden opgenomen.

Een cliëntenraad is volgens de Wmcz 2018 ook verplicht voor kinderen of jongeren. Omdat dit een aparte doelgroep is kan bekeken worden of hier een lokale raad opgericht kan worden. Het hangt er vanaf waar de medezeggenschap het meest effectief kan zijn. Daar waar besluiten genomen worden, kan de medezeggenschap het best worden vormgegeven.

In ziekenhuizen is soms een Kinder Advies Raad (KAR) actief. Mogelijk kan hierbij aansluiting gevonden worden of kan een KAR worden opgericht.

Als er een lokale cliëntenraad of KAR wordt ingesteld is het handig om te bepalen welke onderwerpen bij deze raad worden gelegd en welke onderwerpen bij de cliëntenraad van de rest van het ziekenhuis.

De Wmcz 2018 zegt niets over de leeftijd waarop mensen deel kunnen nemen aan de cliëntenraad. De wet stelt dat de cliëntenraad representatief moet zijn voor de cliënten. Hieruit volgt dat het logisch is dat in een voorziening voor jongeren ook jongeren zitting hebben in een cliëntenraad, immers zij representeren de cliënten. Vanaf 12 jaar mag u aannemen dat jongeren dit kunnen.

Voor jongere kinderen kan ook een cliëntenraad worden opgericht, maar is het belangrijk de werkwijze van de raad aan te passen naar wat aanspreekt voor de cliënten. De naam kan veranderen naar bijvoorbeeld Kinder Advies Raad of er kan bijvoorbeeld een meer speelse methodiek van inspraak toegepast worden.

De medezeggenschapsregeling kan niet eenzijdig door de raad aangepast worden. De medezeggenschapsregeling is immers opgesteld door de zorginstelling, na instemming van de cliëntenraad of representatieve delegatie van cliënten/verwachten, bij de oprichting van de cliëntenraad. Hierin staan de afspraken die bij de oprichting genomen zijn zoals: de zittingstermijn, uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat, hoe de cliëntenraad is samengesteld, hoe de leden worden benoemd, op welke manier de cliëntenraadsleden worden geselecteerd, wanneer een lidmaatschap eindigt en welke voorzieningen de cliëntenraad tot zijn beschikking krijgt.

De cliëntenraad kan wel voorstellen de zittingstermijnen te wijzigen door een ongevraagd advies procedure (Wmcz 2018 artikel 9) te starten. Als de zorgaanbieder niet het advies van de cliëntenraad wil overnemen dan kan de cliëntenraad dit voorleggen aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). De LCvV stelt dan vast of de zorgaanbieder niet aan het advies van de cliëntenraad gehoor hoeft te geven. De commissie van vertrouwenslieden beoordeelt in zo’n geval of het besluit van de zorgaanbieder om het advies niet te volgen redelijk is Overigens staat in de medezeggenschapsregeling ook opgenomen of de organisatie een eigen commissie van vertrouwenslieden heeft of gebruik maakt van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden.

Een cliënt kan onder curatele worden gesteld als hij door de rechter handelingsonbekwaam is verklaard. Hij mag geen rechtshandelingen verrichten. Bijvoorbeeld het kopen van een huis of het sluiten van een behandelingsovereenkomst. Door de rechter wordt een curator aangewezen. De curator behartigt alle belangen van de cliënt. Een cliënt die handelingsonbekwaam is, is niet per se wilsonbekwaam. Hij kan meepraten over onderwerpen die voor hem belangrijk zijn en over onderwerpen die voor cliënten belangrijk zijn. Een cliënt die onder curatele staat kan dus lid worden van de cliëntenraad.

Dit geldt ook als een cliënt een mentor of een bewindvoerder heeft. Ook dan kan hij lid worden van de cliëntenraad.

Niet de ouders worden onder toezicht gesteld, maar het kind. De ouders houden bij een OTS het gezag over hun kind, maar dit is in die zin beperkt dat zij zich moeten laten begeleiden door de gezinsvoogd. Omdat de ouders het gezag behouden zijn zij wettelijk vertegenwoordiger van het kind. Als in de medezeggenschapsregeling staat dat wettelijke vertegenwoordigers lid mogen worden van de cliëntenraad, voldoen ze daaraan. Als ouders het gezag is ontnomen zijn ze geen wettelijk vertegenwoordiger meer.

In de medezeggenschapsregeling moet beschreven staan welke personen lid kunnen zijn van de cliëntenraad. Daarnaast kan de cliëntenraad een profiel opstellen waaraan een lid moet voldoen in haar huishoudelijk reglement. Hierbij moet rekening gehouden worden met de wettelijke bepalingen dat de leden redelijkerwijs representatief moeten zijn voor de cliënten en redelijkerwijs in staat moeten worden geacht hun gemeenschappelijke belangen te behartigen. Verder kunt u zelf aangeven waaraan iemand moet voldoen om actief te zijn in de cliëntenraad.U vindt de voorbeeldreglementen en ander voorbeeldmateriaal in de Kennisbank van het LSR speciaal voor leden.

Het is niet verplicht mensen in de cliëntenraad te benoemen door verkiezingen. In de medezeggenschapsregeling staat hoe cliënten in de cliëntenraad benoemd worden, er kan ook een andere procedure gevolgd worden.

Wat kunnen jullie nu nog doen? Spreek met de bestuurder af of er nog verkiezingen komen. En bespreek hoe jullie het verder regelen.

Als de regioraad die opgericht gaat worden sowieso een zetel heeft in de CCR is er op dit moment een vacature voor die zetel in de CCR. Deze vacature kan de komende verkiezingen nog niet officieel ingevuld worden omdat de regioraad er nog niet is. De persoon die in de CCR wil moet eerst in de regioraad gekozen worden. Dit is de officiële weg.

Eventueel kunt u ook werken met een ‘vertegenwoordiger’ van de op te richten regioraad in de CCR. Dat zou de kandidaat kunnen zijn die u bedoelt. Op het moment dat de regioraad opgericht is kunt u kijken wie uit die raad in de CCR gaat. De kans is dan aanwezig dat dat dezelfde persoon zal zijn. Zij is dan wel gelijk al ingewerkt.

Het is beter als de manager zelf komt. De manager is namelijk de gesprekspartner van de raad. Hij of zij vraagt het advies aan de raad over plannen die gaan over veranderingen in de instelling. Hij alleen kan bij de vergadering vragen van de raad over het advies beantwoorden en in gesprek gaan over de afwegingen en alternatieven.

Soms kan het zijn dat iemand anders de gesprekspartner van de raad is. Het is dan wel belangrijk dat deze persoon beslissingen mag nemen. Anders kan de cliëntenraad zijn werk niet goed doen.

In de Wmcz 2018 staat dat de instelling in een medezeggenschapsregeling schriftelijk ‘de wijze van benoeming’ regelt van de leden van de cliëntenraad (artikel 3). Dit na instemming van de cliëntenraad of een delegatie van respresentatieve clienten/verwanten. Hierin moet beschreven staan welke rol de bestuurder heeft bij de besluitvorming over het lidmaatschap van de cliëntenraad.

Het kan zijn dat geregeld is dat de cliëntenraad zelf zijn leden benoemd. De bestuurder kan dan een adviesrecht, vetorecht of helemaal geen rol hebben. Het kan ook zijn dat de rollen omgekeerd zijn en dat de bestuurder de nieuwe leden benoemd. Vaak heeft de cliëntenraad dan een voordrachtsrecht, soms een adviesrecht of vetorecht.

Het LSR heeft voorbeelden van medezeggenschapsregelingen per branche waarin deze keuzes beschreven staan. Deze reglementen kunt u aanpassen aan uw eigen situatie. U vindt de voorbeeldreglementen en ander voorbeeldmateriaal in de Kennisbank van het LSR speciaal voor leden.

Als het goed is, is de geheimhouding al geregeld in de medezeggenschapsregeling of in een samenwerkingsovereenkomst. Daarin is bepaald dat de raad van bestuur geheimhouding kan opleggen.

De raad van bestuur moet de vraag om geheimhouding voorafgaand aan het bespreken van het geheim te houden onderwerp stellen. De cliëntenraad kan dan beslissen of hij de geheim te houden informatie wel wil ontvangen. Ook worden er dan afspraken gemaakt over de duur van die geheimhouding, over welke mondelinge of schriftelijke informatie het precies gaat en of er personen zijn waarvoor de geheimhouding niet geldt (bijvoorbeeld de personeelsfunctionaris).

Houdt een lid van de cliëntenraad zich vervolgens niet aan die afspraken dan kan dat voor de cliëntenraad een reden zijn om de betreffende persoon te ontslaan. De geheimhoudingsverklaring is dus overbodig omdat geheimhouding al in de medezeggenschapsregeling of samenwerkingsovereenkomst is geregeld en ontslag als lid van de cliëntenraad een afdoende sanctie is op schending van de geheimhoudingsplicht.

Is de geheimhouding niet beschreven of geregeld, dan adviseren we dit hierin op te nemen. Als de bestuurder dit wil opnemen heeft de cliëntenraad hier instemmingsrecht over. Wil de cliëntenraad iets wijzigen in de medezeggenschapsregeling kan hij een ongevraagd advies indienen (Wmcz 2018 artikel 9).

Het is begrijpelijk dat een mentor zich betrokken voelt. Maar het werk van de cliëntenraad staat los van het mentorschap voor een individuele cliënt.

Mentorschap is bedoeld voor mensen die hun persoonlijke zaken niet meer zelf kunnen regelen. De mentor neemt beslissingen over de verzorging,
verpleging, behandeling of begeleiding van een cliënt. De cliënt blijft wel zelf handelingsbekwaam.

De adviesvragen die in de cliëntenraad behandeld worden zijn bedoeld voor alle cliënten van de instelling. Het gaat dus juist niet om persoonlijke zaken.

Een mentor heeft alleen met zijn of haar cliënt te maken en niet met de keuzes van de instelling. En daarmee ook niet met de onderwerpen in de cliëntenraad.

Dat mag. De VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) raadt organisaties aan om vrijwilligers een VOG te laten aanvragen. Want lid zijn van een verwantenraad zou je ook vrijwilligerswerk kunnen noemen.

Als de manager dit wil invoeren, dan moet het worden opgenomen in de medezeggenschapsregeling. De raad heeft hier instemmingsrecht over. De raad kan aan de manager vragen wat de redenen zijn om een VOG te laten aanvragen.

Uiteraard moeten de kosten voor de aanvraag van de VOG vergoed worden door de instelling.

Als het vertrouwen van de cliëntenraad in deze persoon geschonden is kan de cliëntenraad het cliëntenraadslid schorsen. Voordat de raad hiertoe overgaat moet het cliëntenraadslid gelegenheid hebben gekregen om uitleg te geven en zich tegen de schorsing te verdedigen. Over het algemeen wordt een lid eerst voor drie maanden geschorst. Na die drie maanden wordt besloten of het geschorste lid wordt ontslagen.

Zowel over het besluit tot schorsing als over het ontslag wordt in de raad gestemd. Deze stemming is schriftelijk en het besluit kan worden genomen als minimaal twee derde van de raadsleden voor het besluit stemt.

In het huishoudelijk reglement van de cliëntenraad staan meestal bovenstaande stappen beschreven. Soms is dit opgenomen in de medezeggenschapsregeling van de instelling. In de LSR kennisbank kunt in voorbeeldreglementen bekijken hoe dit is beschreven (speciaal voor leden).

Deze werkwijze is rechtsgeldig. Het digitaal verzenden van brieven wordt ook als schriftelijk gezien. Bij een uitspraak van de Hoge Raad over de rechtsgeldigheid van e-mail zegt de rechter dat het erom gaat dat ‘het in letters moet zijn vervat’. Dus correspondentie is ook rechtsgeldig wanneer deze in een e-mailbericht (in het tekstgedeelte of in een bijlage), via een sms, WhatsApp of een andere elektronische berichtenservice wordt verzonden. De bestuurder en de cliëntenraad kunnen dus op diverse manieren schriftelijk met elkaar communiceren. Maak hierover duidelijke afspraken. Het is daarbij ook van belang dat berichten veilig verzonden kunnen worden en gemakkelijk kunnen worden gearchiveerd.

De collectieve vrije dagen hebben ook gevolgen voor cliënten. Daarom is het logisch om de cliëntenraad hierover mee te laten denken.

In de Wmcz 2018 staat niets genoemd over vrije dagen voor cliënten. Er staat wel dat het maken of veranderen van een regeling voor cliënten instemmingsplichtig is. Het LSR vindt dat het bepalen van collectieve vrije dagen een regeling voor cliënten is en dus onder het instemmingsrecht valt.

Als de bestuurder het hier niet mee eens is kan hij dit voorleggen de Landelijke Commissie voor Vertrouwenslieden. Deze bemiddelt bij meningsverschillen tussen cliëntenraad en zorgaanbieder of doet daar desgewenst een uitspraak over. Dan weet u het zeker.

Wat ‘belangrijk’ is, wordt nergens gespecificeerd, ook niet in de toelichting op de Wmcz 2018. Als de cliëntenraad iets ‘belangrijk’ vindt, dan heeft hij het recht om op die grond te adviseren. Met de Raad van Bestuur bespreekt de cliëntenraad het belang van het onderwerp voor cliënten en wat het advies van de cliëntenraad de organisatie oplevert.

De notulen hoeven niet opgestuurd worden naar het zorgkantoor. De notulen zijn van de cliëntenraad en de cliëntenraad beslist wie de notulen krijgt. Mocht u de notulen wel willen opsturen, realiseert u zich dan dat dit het overleg met de zorgaanbieder kan beïnvloeden. De zorgaanbieder praat dan immers steeds in het besef dat het zorgkantoor over de schouder van de cliëntenraad meekijkt.

In plaats van het opsturen van de notulen kunt u het gesprek aangaan met het zorgkantoor. Het is namelijk wel goed als de cliëntenraad en het zorgkantoor informatie uitwisselen en contact met elkaar hebben. De zorgaanbieder moet wel op de hoogte worden gebracht van de afspraken.

Zorgkantoren/zorgverzekeraars hebben regelmatig overleg met de zorgaanbieders in hun regio over de inhoud en de kwaliteit van de zorg en over de kwantiteit, zoals uitgewerkt in de productieafspraken. Cliëntenraden kunnen bruikbare informatie leveren voor het inkoopproces van het zorgkantoor/zorgverzekeraar met name over de kwaliteit van de zorg. Er moet immers zorg ingekocht worden die aansluit bij de behoeften van cliënten.

Voor verdere tips over de contacten met het zorgkantoor is een boekje: ‘Cliëntenraden en zorgkantoren: in goed overleg, handreikingen voor contact’. Dit boekje is te bestellen via de webwinkel op de site van het LSR of via de helpdesk: helpdesk@hetlsr.nl, telefoonnummer: 030 – 299 00 04.

De cliëntenraad kan, vanuit cliëntenperspectief, beleid en maatregelen toetsen en daarover (ongevraagd) advies geven. Ook als het gaat om coronamaatregelen of maatregelen bij personeelstekort. Het opstellen van een eigen toetsingskader kan helpen. Voorbeeldvragen aan de zorgaanbieder voor zo’n toetsingskader kunnen zijn:

– Verstrekt de zorgaanbieder voldoende en begrijpelijke informatie? Een toelichting bijvoorbeeld over de afwegingen bij maatregelen helpt om beleidsmaatregelen beter te begrijpen en om eventueel met andere oplossingen vanuit cliëntenperspectief te komen.

– Is er ruimte ingebed om wensen, behoeften en ideeën van cliënten te inventariseren? Is er aan cliënten gevraagd wat ze zelf willen of kunnen bijdragen?

– Is helder wat gevolgen van een beleidsmaatregel zijn voor cliënten en hun leven (en hoe die worden opgevangen)?

– Zijn de maatregelen logisch en hebben ze het gewenste effect (denk aan evaluatie)?

– Staan de maatregelen in verhouding tot de risico’s? Is er naast veiligheid en lichamelijke gezondheid ook naar sociaal-emotionele gezondheid gekeken (proportionaliteit)?

– Is er voor de minst ingrijpende maatregel gekozen (subsidiariteit)?

– Is er gekozen voor uniformiteit of maatwerk? Eén maatregel voor alle cliënten is niet altijd wenselijk.

– Is de klachtenfunctionaris op de hoogte en goed bereikbaar?

In de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen zorg (Wkkgz) staat dat iedere zorginstelling in Nederland moet werken aan goede kwaliteit van de zorg. In een kwaliteitskader is per zorgsector uitgewerkt hoe daaraan gewerkt wordt. Het is een bundeling van afspraken over goede zorg waaraan zorginstellingen zich moeten houden. Er is vanuit de Wkkgz geen verplichting tot jaarlijkse rapportage maar vanuit de kwaliteitskaders per sector wordt dit vaak wel geadviseerd. Een reflectie op de activiteiten die zijn ondernomen in het kader van kwaliteit van zorg wordt door zorgorganisaties wel gemaakt. In een jaarlijks kwaliteitsverslag of een andere soortgelijke vorm. De meeste organisaties maken wel een kwaliteitsverslag over wat ze gedaan hebben en met welk resultaat. Om de kwaliteit van de zorg voor cliënten echt te verbeteren is de input van de cliëntenraad essentieel. Alleen zij kunnen het cliëntenperspectief inbrengen en vanuit daar aangeven wat belangrijk is. Het kwaliteitskader en de jaarlijkse rapportage geeft de cliëntenraad een handvat voor gesprek. Over kwaliteitsbeleid en regelingen voor cliënten heeft de cliëntenraad instemmingsrecht.

De cliëntenraad heeft hierover inderdaad adviesrecht, dit is vastgelegd in Wmcz 2018 artikel 7 lid g. In de jaarstukken wordt de financiële vertaling gemaakt van (keuzes uit) het beleidsplan of speerpunten. Deze vertaling is indicatief voor de prioriteiten die een organisatie heeft gesteld en gaat stellen. De cliëntenraad kan in zijn advies, of in zijn vragen en opmerkingen vooral letten op hoe de gelden worden besteed in het belang van de cliënt. Vanuit dit perspectief kan de raad een financiële check doen, maar een accountant heeft dit als primaire taak. De cliëntenraad kan adviseren over wat de keuzes betekenen voor de zorg die een cliënt krijgt, daarom is meepraten voor vaststelling van de stukken belangrijk. Soms is het nodig om de achterban te raadplegen over beleidskeuzes. Een advies over de begroting is geen akkoord op genoemde onderwerpen. Sommige thema’s dienen nog ter advies of instemming voorgelegd te worden. Alvast afspraken maken over mogelijke adviestrajecten kan wel. De cliëntenraad kan een schriftelijk advies over het jaarplan uitbrengen, voorafgegaan of gevolgd door overleg met de raad van bestuur.