Cliëntenraden kunnen kiezen voor professionele ondersteuning van hun werkzaamheden door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is toegevoegd aan de cliëntenraad, voert zijn werkzaamheden uit namens en voor de cliëntenraad en is – in de ideale situatie – door de cliëntenraad aangetrokken en benoemd.
Het LSR ondersteunt intern ambtelijk secretarissen maar heeft ook extern ambtelijk secretarissen in dienst die ingehuurd kunnen worden.
Meer over de extern ambtelijk secretaris
De ambtelijk secretaris is geen lid van de cliëntenraad, neemt een neutrale positie in tijdens het overleg van de cliëntenraad met de bestuurder, maar maakt wel onderdeel uit van het team van de cliëntenraad. De ambtelijk secretaris is door zijn werkzaamheden de spil van de cliëntenraad; de constante factor binnen de cliëntenraad en het vaste aanspreekpunt.
Taken ambtelijk secretaris
Een ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de cliëntenraad, de overlegvergaderingen met de bestuurder of manager en de vergaderingen van werkgroepen vanuit de cliëntenraad. In de praktijk houdt de ambtelijk secretaris zich met het volgende bezig:
- secretariële ondersteuning bieden zoals agenda opstellen, informatie verzenden, verslag van de vergadering maken en adviezen van de cliëntenraad uitschrijven en archief beheer;
- beleidsmatige ondersteuning bieden zoals agendaonderwerpen op inhoud voorbereiden en adviezen geven over de besluitvorming;
- informatie en/of adviezen geven over wet- en regelgeving, procedures en communicatie van de cliëntenraad (intern en extern);
- jaarverslag opstellen;
- bewaker van agendapunten, actiepunten en (evaluatie)afspraken;
- vraagbaak voor (nieuwe) leden, bestuurder en anderen binnen de organisatie.
Werkgeverschap
Er zijn verschillende mogelijkheden waarop het werkgeverschap van de ambtelijk secretaris georganiseerd is:
- De ambtelijk secretaris is een werknemer in dienst van de organisatie ten behoeve van de cliëntenraad. Hij valt daarom hiërarchisch onder de organisatie van de zorginstelling. Functioneel legt de ambtelijk secretaris verantwoording af aan de cliëntenraad. Immers de ambtelijk secretaris is ter beschikking gesteld aan de cliëntenraad en werkt voor de cliëntenraad.
- De ambtelijk secretaris is een werknemer van een onafhankelijke organisatie zoals het LSR. Hiërarchisch valt de functie onder het LSR. Functioneel legt de ambtelijk secretaris verantwoording af aan de cliëntenraad. Bij de start maken LSR en cliëntenraad afspraken over de inzet van de ambtelijk secretaris. Die afspraken worden jaarlijks geëvalueerd.
- De ambtelijk secretaris is een werknemer in dienst van de cliëntenraad. Hiërarchisch en functioneel valt de functie onder de cliëntenraad. Dit is mogelijk wanneer de cliëntenraad een eigen budget heeft waarmee een ambtelijk secretaris ingezet kan worden.
Contact met collega ambtelijk secretarissen en ondersteuning
De ambtelijk secretaris neemt door zijn taken en rollen binnen de cliëntenraad een bijzondere, onafhankelijke en soms eenzame positie in. In de praktijk kan de ambtelijk secretaris hierdoor alleen voor dilemma’s en valkuilen komen te staan. Het LSR biedt ambtelijk secretarissen de gelegenheid om ervaringen met andere collega’s te delen en hun kennis en vaardigheden te vergroten of te versterken. Dit kan door middel van:
- Netwerkbijeenkomsten
Jaarlijks organiseert het LSR twee netwerkbijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen. De functie en de uitvoering van de taken en de rollen van de ambtelijk secretaris staan centraal tijdens de bijeenkomst. Zie agenda. - Intervisie
Door middel van intervisie kan een ambtelijk secretaris zijn eigen professionele beroepshouding verder ontwikkelen. De intervisie vindt plaats in een groep van minstens drie ambtelijk secretarissen en maximaal zes. De intervisie vindt plaats op een vooraf afgesproken locatie en duurt maximaal 2,5 uur. De intervisie wordt begeleid door een ervaren medewerker van het LSR. - Netwerkgroep
Ambtelijk secretarissen hebben de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de netwerkgroep van het LSR. Zo kan men vragen voorleggen aan het netwerk over de voorwaarden waarop de functie wordt uitgeoefend of over de taken van een ambtelijk secretaris. Ook kan er kennis en informatie uitgewisseld worden over onderwerpen waar de cliëntenraad mee bezig is. - Opleiding
LSR werkt samen met AS-opleidingen ter ondersteuning en bevordering van een professionele ambtelijk secretaris. Er is een basisopleiding en een opleiding met verdieping voor de meer ervaren ambtelijk secretaris. Zie agenda. - Individuele werkbegeleiding
Het LSR biedt individuele werkbegeleiding aan ambtelijk secretarissen. De werkbegeleiding richt zich op het meedenken, feedback en advies geven bij vragen en problemen die te maken hebben met het uitvoeren van de functie ambtelijk secretaris en het bevorderen van medezeggenschap in de organisatie. De ambtelijk secretaris krijgt werkbegeleiding van een ervaren medewerker van het LSR. De begeleiding vindt naar keuze plaats op locatie of op het LSR kantoor in Utrecht. Duur van de werkbegeleiding is maximaal 2,5 uur per keer.
