Op 1 juli 2020 trad de herziene Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz 2018) in werking. Verleent u als gezondheidscentrum, huisartsenpost, fysiotherapiepraktijk, tandheelkundige praktijk of andere aanbieder van eerstelijnszorg met meer dan 25 personen zorg?* Dan vraagt deze wet van u dat u een cliëntenraad instelt. Op deze algemene regel zijn enkele uitzonderingen, zie hiervoor de Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB).
*NB medewerkers die geen zorg verlenen, blijven hierbij buiten beschouwing. Of zorgverleners parttime of fulltime werkzaam zijn, is niet van belang en ook niet of de zorgverlener op basis van een arbeidsovereenkomst werkt bij de zorgaanbieder. Ingehuurde zorgverleners en vrijwilligers, stagiaires of leerlingen die zorg verlenen, tellen dus ook mee.
Kunt u begeleiding gebruiken bij het opzetten van uw cliëntenraad? Wij informeren u graag over onze korte adviestrajecten en trainingen.
Cliëntenraad: een waardevolle investering
Via onze contacten met bestuurders in de sector en het LSR-adviespunt merken we dat het oprichten van een cliëntenraad voor veel zorginstellingen in de eerste lijn – die toch al heel wat op zich af zagen komen in de afgelopen jaren – voelt als een extra belasting. En dat deze nieuwe verplichting vragen oproept: gaat ons dit veel tijd kosten? Wat gaat het ons opleveren? Hoe vinden we raadsleden en over welke onderwerpen kan het gesprek met hen dan gaan?
Vanuit onze ervaring als koepelorganisatie van ruim 500 cliëntenraden in de gehandicapten- en curatieve sector, maar ook van 12 cliëntenraden die al actief zijn in de eerste lijn, kunnen we zeggen: het instellen van een cliëntenraad vergt inderdaad tijd, maar het levert organisaties zeker ook heel veel op. Zelfs, of juíst in crisisperioden. En met de juiste hulp zijn de stappen in de oprichting van de cliëntenraad goed te overzien.
Het cliëntenperspectief binnen handbereik
De bestuurder van uw zorginstelling is eindverantwoordelijk voor de totale bedrijfsvoering, moet voldoen aan alle wet- en regelgeving en ook nog de belangen van medewerkers waarborgen. Maar uiteindelijk gaat het om de cliënt. Wat betekenen beleidskeuzes voor hem of haar? Daar is de bril van cliënten bij nodig. Het cliëntenperspectief laat degenen die de zorg organiseren anders kijken. En deze andere focus is nu precies wat de wettelijk verplichte cliëntenraad uw organisatie kan bieden. Sneller en directer dan andere vormen van cliënteninbreng.
De cliëntenraad is een vaste groep waarmee de bestuurder op ieder moment contact kan opnemen. Een goed geïnformeerde vertegenwoordiging van patiënten. Dat biedt u als zorgaanbieder de mogelijkheid om in een continue dialoog te staan met de stem van de cliënt. Daarin verschilt medezeggenschap via een cliëntenraad van feedback via patiëntenevaluaties of inspraakavonden. De organisatie van een cliëntenraad én inspraak van cliënten vullen elkaar goed aan. Het zijn signalen waarmee u als zorgaanbieder én de cliëntenraad kunt werken. Belangrijk om beleid te ontwikkelen vanuit cliëntenperspectief.
Cliëntenraad eerstelijnszorg in crisistijd
In crisistijd nemen bestuurders acute beslissingen. Daarbij ontbreekt logischerwijs de tijd om vooraf een besluitvormingsproces met hun cliëntenraad te doorlopen. Het cliëntenperspectief kan echter ook gaandeweg of – bij mogelijk blijvende beslissingen – achteraf worden ingebracht. De cliëntenraad van Stichting Gezondheidscentra Utrecht (SGU) adviseerde de organisatie bijvoorbeeld over hoe de coronamaatregelen gecommuniceerd werden naar patiënten.
Tineke Meulenkamp, voorzitter van de cliëntenraad SGU:
“Het viel op dat de informatie op elk van de drie locaties anders, en soms gebrekkig, was. Daar waar behoefte was aan klip en klare informatie met beelden, waren de beelden er niet. Er was in het begin ook geen informatie beschikbaar op de website. En later misten we informatie. Het was bijvoorbeeld niet duidelijk of cliënten nog behandeld konden worden door een fysiotherapeut.” De cliëntenraad gaf daarom op eigen initiatief advies over waar behoefte aan was vanuit cliënten. Iets wat direct werd opgepakt door de bestuurder van de organisatie.
Uit: Artikel: Leren van elkaar – over de meerwaarde van het cliëntenperspectief in de eerstelijnszorg
Belangenbehartiger en sparringpartner van niveau
In de Wmcz 2018 is een cliëntenraad een orgaan met gewicht, dat betekenis heeft voor u als zorgaanbieder. De cliëntenraad vormt een duurzame vertegenwoordiging van cliënten en een opbouwende sparringpartner en adviseur voor de bestuurder. Dat vraagt van de raad dat deze op constructieve en verantwoordelijke wijze omgaat met zijn wettelijke bevoegdheden. En dat de raad, vanuit zijn positie als belangenbehartiger van cliënten, actief de wensen en meningen van cliënten weet te vertalen in adviezen.
Zowel bij zorginhoudelijke als bij strategische ontwikkelingen is het de cliëntenraad die uw bestuurder scherp kan houden op cliëntenbelangen, die vragen stelt en soms tegengas biedt en zo bijdraagt aan de ‘checks and balances’ van uw zorgorganisatie. Hoewel raadsleden regelmatig beschikken over goede kennis van financiën, bestuurlijke ervaring of zelfs een medische achtergrond, blijft het belangrijk dat u als zorgorganisatie complexe zaken op begrijpelijke wijze aanbiedt. Zodat de cliëntenraad zijn taak goed uit kan voeren, namelijk: de bestuurder inzicht geven in wat deze vraagstukken voor cliënten betekenen.
Stappenplan oprichten cliëntenraad
De verantwoordelijkheid voor het oprichten van een cliëntenraad ligt bij de raad van bestuur van de zorgaanbieder. Ervaring leert dat de oprichting van een goede cliëntenraad ongeveer een half jaar in beslag neemt. Wat is een handig startpunt? Wij adviseren raden van bestuur een werkgroep in te stellen die de oprichting van de cliëntenraad op zich neemt. Ook is het goed om op dit punt iemand met kennis van de Wmcz 2018 te zoeken die de organisatie en de cliëntenraad in oprichting kan begeleiden en adviseren bij de vervolgstappen, onder meer bij:
- het formuleren van een visie op medezeggenschap;
- het bepalen van de samenstelling van de cliëntenraad en het maken van een profielschets;
- het kiezen van de wijze van selectie, het werven en selecteren van kandidaten;
- het instellen van voorzieningen en
- het opstellen van een medezeggenschapsregeling en huishoudelijk reglement.
Zo’n Wmcz-adviseur of -begeleider heeft het LSR voor u. Het LSR ondersteunt cliëntenraden en zorgaanbieders tijdens en na het oprichtingsproces via adviesgesprekken en cursussen. Verder heeft het LSR een uitgebreide Kennisbank met informatie over de Wmcz 2018 en het werk van de cliëntenraad. U vindt daar voorbeeldmaterialen zoals profielschetsen, huishoudelijk reglementen, artikelen en werkplannen.
Hier vindt u ter inspiratie alvast een algemeen stappenplan voor het oprichten van een cliëntenraad.
Zie ook de algemene pagina over de Wmcz 2018 en onze algemene brochure over de Wmcz 2018 voor een overzicht van wat de wet inhoudt.
Werving cliëntenraad Huisartsenposten Rijnmond
Lysette Devilee, bestuurssecretaris van Huisartsenposten Rijnmond: “Al met al was het oprichten van de raad best een klus, maar er was verrassend veel belangstelling” (…)“We hebben eerst intern een werkgroep opgericht met o.a. de kwaliteitsadviseur en de communicatieadviseur en gebrainstormd over onze visie op medezeggenschap. Daarna hebben we op LinkedIn en in het Algemeen Dagblad een vacature geplaatst om een voorzitter te werven. En die hebben we gevonden. De andere zes leden wierven we via huis-aan-huis bladen en via Facebook. De kandidaten voor de rol van voorzitter reageerden vooral op het bericht op LinkedIn. We hebben in onze advertenties een kort berichtje geplaatst en daarin verwezen naar onze website waar de volledige vacature beschreven stond.”
Uit: Artikel: Medezeggenschap in uw praktijk – cliëntenraden in de eerstelijns zorg
Klik hier voor artikelen over contact met de achterban op de LSR-Kennisbank
Model-medezeggenschapsregeling eerstelijnszorg
Onderdeel van het instellen van medezeggenschap volgens de Wmcz 2018 is dat zorgaanbieders en cliëntenraden een medezeggenschapsregeling hanteren. De medezeggenschapsregeling is een belangrijk document dat zorgvuldig moet worden opgesteld.
Het LSR ontwikkelde samen met KNGF, InEen, LHV, ANT, KNMT en Ncz een modelregeling voor de eerstelijnszorg.
- Model medezeggenschapsregeling eerstelijnszorg (word)
- Model medezeggenschapsregeling-eerstelijnszorg (pdf)
- Toelichting model Medezeggenschapsregeling eerstelijnszorg (word)
- Toelichting-gezamenlijk-model-medezeggenschapsregeling-eerstelijnszorg (pdf)
Onderwerpen waar u als cliëntenraad in de eerstelijnszorg mee aan de slag kan
Toegankelijkheid, klantbejegening, informatievoorziening. Een paar voorbeelden uit de praktijk:
- Kan de cliënt het centrum makkelijk vinden, is de bewegwijzering helder?
- Is het centrum goed toegankelijk, ook voor mindervaliden?
- Is de bewegwijzering in het centrum duidelijk?
- Voelt de cliënt zich welkom?
- Nodigt de wachtkamer uit om plaats te nemen?
- Is de website duidelijk?
- Is de organisatie goed bereikbaar – ook digitaal – en is het bandje van de telefoon begrijpelijk?
- Hoe ervaren cliënten de klantenbejegening?
- Is de privacy aan de balie geborgd?
- Is de klachtenregeling goed geregeld?
- Kan de organisatie de informatievoorziening verbeteren, bijvoorbeeld door gezondheidsinformatie op de website of informatiebijeenkomsten.
- Welke andere vormen van cliëntencontact – zeker met de coronacrisis – zijn wenselijk en hoe kunnen ze cliëntvriendelijk worden ingericht.
Lidmaatschap van het LSR: de voordelen
Het LSR is het landelijk steunpunt voor medezeggenschap en koepelorganisatie van ruim 500 cliëntenraden in de zorg. U kunt zich als cliëntenraad of cliëntenraad in oprichting lid aansluiten bij het LSR. Het lidmaatschap biedt cliëntenraden de volgende voordelen:
- Toegang tot de LSR-Kennisbank waar naast veel informatie over het werk van de cliëntenraad en de Wmcz 2018 ook (voorbeeld)documenten beschikbaar zijn, zoals profielenschetsen voor raadsleden, handreikingen en andere materialen over het organiseren van medezeggenschap en inspraak volgens de Wmcz 2018.
- Advies, opleidingen en trainingen, voor cliëntenraden kosteloos of met korting. Wij bieden onder meer advies bij het inrichten van de medezeggenschap, (maatwerk)trainingen voor cliëntenraden en diverse cursussen. Bekijk de agenda voor de komende periode. Of vraag een training op maat over een thema aan. Bijvoorbeeld over de Wmcz 2018, het werk van de raad, contact met de achterban enzovoort
- Ons Adviespunt is een vraagbaak voor al uw vragen over medezeggenschap van cliënten en patiënten. Bijvoorbeeld: wat zijn de spelregels voor het vaststellen van de medezeggenschapsregeling? Bij welke wijzigingen moeten we de cliëntenraad om advies vragen? Zie ook de Veelgestelde vragen van cliëntenraden en onze antwoorden.
- LSR-netwerkbijeenkomsten en intervisie voor ondersteuners en ambtelijk secretarissen van cliëntenraden.
- Een pool van externe, onafhankelijke ambtelijk secretarissen om de cliëntenraad structureel te ondersteunen bij het raadswerk.
- U kunt als lid van het LSR een beroep doen op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (dit is een commissie die beslist als zorgaanbieder en cliëntenraad het over een onderwerp niet eens worden). Deze landelijke commissie is onafhankelijk en uw organisatie hoeft dan zelf niet een eigen commissie van vertrouwenslieden in te stellen.
Meer informatie & contact
We helpen u graag uw medezeggenschap zo snel en goed mogelijk te regelen volgens de Wmcz 2018. Kijk voor meer informatie over het lidmaatschap op de pagina over lid worden van het LSR. Of neem contact op met ons adviespunt. We horen graag welke vragen er bij u leven!
