Opzetten van een cliëntenraad
Uit de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 volgt dat iedere locatie van een organisatie over een cliëntenraad beschikt. De Wmcz 2018 wil cliënten directe invloed geven op de zorg die zij krijgen. De wet gaat daarom uit van een cliëntenraad op de plek waar de zorg wordt gegeven, de lokale cliëntenraad. Zo wordt de medezeggenschap opgebouwd vanaf de basis, dicht bij cliënten. Hieronder staat een stappenplan voor het opzetten van de cliëntenraad.
Stappenplan
Stap 1 – Stel een verantwoordelijke of een werkgroep in
Het oprichten van een raad is de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. De raad van bestuur kan een werkgroep instellen die de oprichting van de cliëntenraad op zich neemt. In deze werkgroep kunnen mensen vanuit de organisatie zitten zoals bijvoorbeeld de secretaris van de raad van bestuur of de kwaliteitsfunctionaris. Ook kunnen er cliënten met de nodige deskundigheid en mensen van buiten de organisatie in plaats nemen bijvoorbeeld vertegenwoordigers van patiëntenorganisaties. Als dit niet haalbaar kan ook iemand aangewezen worden binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor het proces van oprichting.
Stap 2 – Zoek informatie en vraag om advies
Zoek informatie over de wet en over wat je nodig hebt. Zoek iemand die kan helpen en kan adviseren. Dit kan een organisatie zijn zoals het LSR. Het LSR kan tijdens het oprichtingsproces ondersteuning bieden met adviesgesprekken en cursussen en beschikt daarnaast over veel voorbeeldmateriaal zoals een profielschets voor de leden van de raad en voorbeelden van een medezeggenschapsregeling, huishoudelijk reglement en werkplan.
Stap 3 – Formuleer een visie op medezeggenschap
Formuleer wat het belang is van medezeggenschap, hoe de cliëntenraad tegen medezeggenschap aankijkt en wat de instelling kan verwachten.
Stap 4 – Bepaal de samenstelling van de cliëntenraad
Bepaal wie er lid kan worden van de clientenraad. De Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 noemt twee voorwaarden (artikel 3.2):
- de leden moeten redelijkerwijs representatief zijn voor de cliënten van de instelling
- de leden dienen redelijkerwijs in staat te zijn de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen.
Kijk welke doelgroep de cliëntenraad vertegenwoordigt. Welke mensen zitten dan zeker in de cliëntenraad?
Stap 5 – Maak een profielschets
Beschrijf aan welke eisen de cliëntenraadsleden moeten voldoen. Voorbeelden hiervan zijn: gemotiveerd zijn om de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de instelling te behartigen; bereid zijn om acht tot tien uur per maand te besteden aan het werk in de raad. De profielschets van de voorzitter kan aangevuld worden met bijvoorbeeld leidinggevende capaciteiten. Het LSR heeft een voorbeeld van een profielschets beschikbaar.
Stap 6 – Bepaal de wijze van selectie, het aantal leden en de duur van het lidmaatschap
Stel vast uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat, hoe de selectieprocedure eruit ziet, hoe de leden worden benoemd en wanneer het lidmaatschap eindigt. In de praktijk bestaat een cliëntenraad vaak uit zeven leden en duurt het lidmaatschap drie of vier jaar. De leden worden vaak één keer herbenoemd met een maximum van twee zittingstermijnen.
Stap 7 – Regel de voorzieningen
Regel de voorzieningen die de cliëntenraad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld een vergaderruimte, computer en een budget. Ook is aan te raden een (externe) ambtelijk secretaris of (externe) ondersteuner/coach aan te stellen die de raad kan ondersteunen.
Stap 8 – Stel de medezeggenschapsregeling op
Leg alle besluiten vast in de medezeggenschapsregeling. Hierin staat: het aantal leden van de raad, hoe de raad is samengesteld, hoe de raadsleden worden geselecteerd, wanneer het lidmaatschap eindigt en welke voorzieningen de raad tot zijn beschikking krijgt. Het LSR heeft een voorbeeld van de medezeggenschapsregeling beschikbaar.
Stap 9 – Zoek kandidaten
Het vinden van geschikte kandidaten kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door een advertentie te plaatsen, een informatiebijeenkomst te organiseren, geschikte kandidaten persoonlijk te vragen en door gebruik te maken van sociale media.
Stap 10 – Selecteer en benoem de leden
Als zich voldoende kandidaten hebben aangemeld, kan de selectieprocedure van start gaan. In stap 6 is hiervoor een methode gekozen. De raad van bestuur benoemt de leden van de cliëntenraad bij het instellen van de raad. Als de cliëntenraad ingesteld is kan de raad zelf zijn nieuwe leden benoemen.
Vanaf nu bestaat de cliëntenraad. Als er een werkgroep was, kan die worden opgeheven.
Stap 11 – Maak de cliëntenraad bekend
Een cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van cliënten. Het is daarom belangrijk dat iedereen, cliënten en medewerkers, van het bestaan van de cliëntenraad af weet. De cliëntenraad bekend maken kan door bijvoorbeeld: een introductiebijeenkomst voor cliënten en medewerkers te organiseren, posters op te hangen, een eigen pagina op de website van de organisatie te maken, een persbericht te sturen of gebruik te maken van sociale media.
Stap 12 – Zorg voor deskundigheid
Voor het goed functioneren van de cliëntenraad is het van belang om over voldoende kennis te beschikken. Dit kan door het volgen van een (basis)cursus over bijvoorbeeld de rechten van de raad of het deelnemen aan informatiebijeenkomsten of het vragen van advies van deskundigen. Ook het lezen van informatie over medezeggenschap (zoals het Handboek Medezeggenschap) en informatiemateriaal van de instelling kan heel nuttig zijn. Het LSR heeft verschillend informatiemateriaal.
Stap 13 – Stel een eigen visie op
Bedenk welke positie de cliëntenraad in de instelling wil innemen. Bedenk ook wat het cliëntperspectief betekent en hoe de raad te werk wil gaan. Leg deze eigen visie naast de visie van de werkgroep uit stap drie.
Stap 14 – Maak een werkplan
Het is aan te raden dat de cliëntenraad een werkplan maakt. Hierin staat beschreven welke punten de clientenraad belangrijk vindt. Beschrijf hierin ook welke onderwerpen het komende jaar prioriteit krijgen. Het werkplan is een belangrijk hulpmiddel om het werk in te delen en een goede start te maken. Het LSR heeft een voorbeeld van een werkplan beschikbaar.
Stap 15 – Stel een huishoudelijk reglement op
In het huishoudelijk reglement staat hoe de werkwijze van de cliëntenraad eruit ziet en wie de cliëntenraad binnen en buiten de instelling vertegenwoordigt. Het huishoudelijk reglement is verplicht volgens de Wmcz 2018 artikel 5 en wordt opgesteld door de cliëntenraad. Het LSR heeft een voorbeeld van een huishoudelijk reglement beschikbaar.
Veel succes in het opzetten en vormgeven van een cliëntenraad! Heeft u advies of informatie nodig? Het LSR helpt u graag verder.
