Coronacrisis: wat kan de cliëntenraad?

Het zijn roerige tijden. Juist daarom is de rol van cliëntenraad ook in beweging. Iedere cliëntenraad en zijn individuele leden mogen doen wat werkt en past in hun situatie. Er is geen kant en klaar recept, alle werk ter stimulering van cliëntenmedezeggenschap is mooi meegenomen!Hieronder schetsen we een aantal mogelijkheden waarmee de cliëntenraad aan de slag kan met het vaccinatiebeleid tegen het coronavirus. Dit overzicht is ter inspiratie en bedoeld niet compleet te zijn. Neem hieruit vooral wat in de eigen situatie passend is. Goede voorbeelden of ideeën zijn altijd welkom.

In het algemeen

• Blijf op de hoogte van de actualiteit en van wat er in de organisatie gebeurt.
• Zoek contact met mensen in de organisatie die hierover meer kunnen vertellen (denk ook aan de communicatieafdeling, beleidsmedewerkers of ondernemingsraad).
• Overleg als raad wat je belangrijk vindt en waar je op in wilt spelen.
• Geef ongevraagd advies over alles wat je belangrijk vindt wat cliënten aangaat.
• Denk mee over plannen vanuit cliëntperspectief.
• Leer van anderen: er zijn zorginstellingen en cliëntenraden (ook in andere sectoren) die hun filmpjes openbaar op internet zetten die mogelijk goed bruikbaar kunnen zijn.

Informatievoorziening
De cliëntenraad kan een grote rol spelen als het gaat om informatievoorziening aan cliënten. Een aantal mogelijkheden zijn:

• Meedenken en meelezen met communicatie vanuit cliëntperspectief. Afgestemd op cliënten, verwanten en begeleiders.
• Advies geven over hoe de organisatie informatie biedt over vaccineren (hoe, waarom, mogelijke bijwerkingen, waar kan je terecht met vragen etc.).
• Advies geven aan bestuurder en achterban over wat betrouwbare informatie is.
• Adviseren over op welk tijdstip welke informatie gegeven wordt.
• Aandacht vragen voor gebruik van meerdere communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld gebruik makend van aanwezige filmpjes of een praatkaart die in woningen of afdelingen gebruikt kunnen worden.
• Aandacht vragen voor informatie voorziening over hoe je een mening kan vormen of je een beslissing kunt nemen.
• Stimuleren van gesprekken met cliënten over vaccinaties.
• Meedenken over de invulling van informatiebijeenkomsten, gesprekken etc.

Stel vragen
Stel steeds vragen over uitvoeringsplannen Hoe worden cliënten geïnformeerd? Gebeurt dit naast schriftelijk ook mondeling etc.?

In gesprek met bestuurder:

• Hoe gaat dat bij ons eruit zien? Wat is het plan van aanpak?
• Hoe worden cliënten voorbereid?
• Welke aandacht is er voor cliënten die een speciale voorbereiding nodig. Hebben?
• Hoe wordt toestemming geregeld voor cliënten (waar dit nodig is)?
• Wordt er in een bepaalde volgorde gevaccineerd? Op basis waarvan is die bepaald?
• Wie gaat er vaccineren?
• Is bekend wie niet gevaccineerd wil worden en hoe wordt hiermee omgegaan?
• Welke gevolgen heeft dit voor de cliënt/groep?
• Wat zijn privacy- en ethische dilemma’s?
• Hoe wordt toestemming verkregen voor vaccineren?

In contact met de achterban:

• Werk hiervoor samen met de organisatie (of bijvoorbeeld met de OR) en kijk waar je samen op kunt trekken of in kan spelen op wat zij doen.
• Ga in gesprek met de achterban: ga aan de slag met het ophalen signalen en vragen die er zijn. Wijs hen op goede informatie.
• Bel mensen op of stuur ze een kaartje (via adressenbestand van de organisatie), zet een bericht in magazines, facebook, website of informatieschermen.
• Organiseer informatiebijeenkomsten of een online vragenuurtje.
• Organiseer bijeenkomsten over ethische dilemma’s zoals wat te doen wanneer iemand weigert om gevaccineerd te worden. Denk hier bijvoorbeeld ook aan moreel beraad (een methodiek voor overleg) bijeenkomsten van medewerkers die mogelijk breder ingezet kunnen worden.

Kortom ons advies: zoek contact, zoek het overleg, geef je mening over de communicatie, geef de signalen van de achterban weer, ga in de rol van meedenker op basis van wat je signaleert. En weet dat als het nodig is de cliëntenraad:

• recht heeft op informatie;
• ongevraagd adviezen mag geven over alle zaken die voor cliënten van belang zijn;
• een aantal beleidsonderwerpen regelingen voor cliënten ter instemming voorgelegd dienen te worden.

Informatie over vaccineren

• Rijksoverheid – Alle vragen en antwoorden over bijvoorbeeld de veiligheid, Nederlandse vaccinatie-aanpak en de soorten vaccins staat op www.coronavaccinatie.nl.
• Rijksoverheid – Coronavaccinatie: communicatiemiddelen zoals een tijdlijn, factsheets, infopgraphics, advertenties en radiospots.
• Rijksoverheid Praatplaat ‘Prik tegen corona’ – Informatie over het coronavaccin in beeld. Onder meer over de uitnodiging voor de prik en wie de prik geeft.
• Brancheorganisatie gehandicaptenzorg VGN – Stand van zaken vaccinatie tegen het coronavirus in de gehandicaptenzorg
• Filmpjes met uitleg over corona in eenvoudige beeld en taal – https://corona.steffie.nl/nl
• Communicatietoolkit coronavaccin – communicatiemiddelen gebundeld die door organisaties gebruikt kunnen worden om hun achterban te informeren over de coronavaccinatie. foto’s, posters, banners, factsheets, tv en radiospots, steffie-video, advertenties, de Talkshow ‘In gesprek over coronavaccinatie’, social berichten en expert-video’s
• Informatiemateriaal van zorginstellingen over vaccinatie tegen het coronavirus https://www.vgn.nl/achtergrond/informatiemateriaal-over-vaccinaties-tegen-het-coronavirus

Is er een handreiking coronacrisis voor lokale cliëntenraden en verwantenraden in de gehandicaptenzorg?

Ja, deze is er. Het LSR stelde samen met KansPlus een handreiking op over wat lokale cliënten- en verwantenraden in de gehandicaptenzorg kunnen doen tijdens de coronacrisis.

Hoe zorg je bijvoorbeeld als lokale cliëntenraad of huiskameroverleg dat je mee kunt beslissen? Wat zijn manieren om veilig te blijven vergaderen in coronatijd? En hoe hou je goed contact met de andere bewoners, zodat je weet wat er bij hen speelt? Al deze vragen en meer beantwoorden we in deze handreiking. In de handreiking staan onder meer tips en adviezen over:

Afspraken maken met de locatiemanager
Het toetsen van corona-maatregelen: hoe bewaak je de kwaliteit van leven en geef je advies?
Het regelen van hulp en ondersteuning. Bijvoorbeeld bij digitaal vergaderen en het houden van contact met de achterban.

U kunt de handreiking gratis downloaden.

Handreiking corona lokale cliëntenraden (pdf, 716 KB)
Vereenvoudigde versie Handreiking corona lokale cliëntenraden (pdf, 487 KB)

Goed om te weten:
De handleiding is niet alleen voor lokale raden, er staan ook zeer bruikbare adviezen in voor centrale cliënten- en verwantenraden, zorgprofessionals en managers.

Er is een brief voor medewerkers rondgestuurd en niet voor cliënten. Mag de raad daar iets over zeggen, het is toch gek dat juist kwetsbare doelgroepen niet weten wat ze moeten doen?

Zoek eerst contact met de bestuurder of manager over wat opvalt. Geef ook aan dat informatie nog niet overal is doorgekomen. Voor de organisatie is dit een signaal en goed om te weten zodat zij dit kunnen verbeteren. Geef verder aan dat de cliëntenraad graag mee wil denken. Geef tips vanuit cliëntenperspectief en geef ongevraagd advies waar de cliëntenraad denkt te kunnen bijdrage.

Verder geldt ook ons advies wat we eerder in onze nieuwsbrief schreven: zoek contact met bestuurder, denk mee, geeft tip vanuit jullie cliëntenperspectief en geef ongevraagde adviezen waar je denkt dat het kan bijdragen. Maar…dit alles met inachtneming van het feit dat acute zaken voorrang hebben!

Mag de cliëntenraad iets zeggen over hoe de informatie naar de cliënten toe komt? Zeker oudere doelgroepen zijn niet allemaal goed met internet.

Dat is zeker een onderwerp voor de cliëntenraad. Het is een goed onderwerp om over mee te denken of een ongevraagd advies te geven. Mooie voorbeelden over communicatie zijn te vinden op internet. Zie blogs, videoboodschappen, nieuwsbrieven en zelfs informatie die vertaald is in pictogrammen.

Hieronder wat voorbeelden:

• Het Coronavirus is er – Wat moet ik doen
• Coronavirus en bezoek in de gehandicaptenzorg
• Informatie voor cliënten in de gehandicaptenzorg
• Begrijpelijke informatie over het coronavirus (verschillende talen)
• Pictogrammen coronavirus
• Steffie video

Optie 1 is uitstellen. Optie 2 is toch erover adviseren. De cliëntenraad kan met elkaar overleggen via beeldbellen. Het is goed om dan één iemand aan te wijzen die alle informatie bij elkaar brengt. Bij een overleg met de bestuurder, kan dat de bestuurder zijn.Ook kan afgesproken worden om iemand of een paar leden het mandaat te geven om te beslissen voor de raad.

Tip: Geef bij de adviesbrief aan dat jullie het snappen als door acute situaties of drukte door de corona-crisis de besluitvormingen anders is dan normaal.

Cliëntenraden hebben afspraken gemaakt met bestuurders over hoe het contact loopt. Hieronder een paar voorbeelden:

• Bestuurder gaat de raad achteraf inlichten en hoeft zich geen zorgen te maken over wat hij wel en niet moet voorleggen.
• Verzamelen van alle informatie die we krijgen en geven feedback op informatie naar verwanten en cliënten daar waar mogelijk.
• Regelmatig bellen met de bestuurder.
• Afgesproken dat de cliëntenraad dezelfde informatie ontvangt als de raad van bestuur.
• Een mandaat dagelijks bestuur van de cliëntenraad geregeld.
• Twee maal per week bellen met de bestuurder.
• Per mail laten weten aan de bestuurder wanneer het wenselijk is om te bellen.
• WhatsApp contact met de bestuurssecretaris.
• We hebben alle overleggen afgezegd.
• Overleggen via beeldbellen.
• We worden op de hoogte gehouden via de nieuwsbrief of blogs van de bestuurder.
• Regelmatig contact via voorzitter cliëntenraad met bestuurder. De voorzitter brieft daarna cliëntenraad.

Op dit moment wordt er veel gebruik gemaakt van beeldbellen. Sommige organisaties of cliëntenraden hebben hier al ervaringen mee, voor anderen is het nog nieuw.Veel gebruikte manieren zijn bijvoorbeeld: Skype, WhatsApp of Facetime. Zoom en Microsoft Teams worden ook veel gebruikt. In deze programma’s kun je naast beeldbellen ook chatten of documenten delen.

Zie hier een handleiding voor mensen voor dementie voor familieleden; dit is ook interessant voor andere sectoren.

Handreiking beeldbellen met mensen met dementie voor familieleden

Als functionaris medezeggenschap hielden wij, ook op locaties, een flinke vinger aan de pols. Hoe kunnen we medezeggenschap in deze situatie waarborgen. En hoe houden we contact met elkaar?

Het is erg belangrijk om te inventariseren als team functionarissen welke activiteiten in de medezeggenschap op dit moment het belangrijkst zijn en welke opgeschoven kunnen worden naar een langere termijn. Maak daar een prioriteitenlijst van. Zijn er bijvoorbeeld adviesvragen die naar een later tijdstip kunnen? De maatregelen rond de corona-crisis gaan waarschijnlijk vóór andere voorgenomen besluiten bijvoorbeeld.

Overleg dit met elkaar en vraag jullie zelf af waar de organisatie bij zou kunnen helpen. Ook de bestuurder heeft tot taak de medezeggenschap op realistisch niveau te borgen. Ook al heeft de bestuurder nu andere zaken aan het hoofd, is het goed te wijzen op het belang van contact met cliënten. Leg dus contact met de bestuurder. We horen van verschillende cliëntenraden dat zij eerst dagelijks en daarna in ieder geval wekelijks direct belcontact hebben gehad. En leg contact met de vertegenwoordigers- of verwantenraad. Maak afspraken met elkaar.

Het gaat om een hele bijzondere periode waarin niets zeker lijkt. Zet vooral in op contact houden met de bestuurder, andere cliëntenraden en met de locaties om signalen op te kunnen vangen en ervaringen te delen. De officiële adviesprocedures kosten op dit moment vaak te veel tijd en veranderingen gaan snel. Bijt jullie daarin niet vast.

Contact houden kan op verschillende manieren. Naast bellen, mailen en beeldbellen, bijvoorbeeld met hulp van de afdeling communicatie een forum inrichten voor cliëntenraden. Afspraken maken met ondersteuners van cliëntenraden om op een vast moment elkaar te beeldbellen. En regelmatig (video) berichten sturen naar cliënten en cliënten met informatie of vragen. Het is goed om aan te sluiten bij hoe de organisatie communiceert met cliënten. Er zijn veel mogelijkheden. Probeer ze uit.

In ziekenhuizen wordt al gesproken over keuzes die gemaakt moeten gaan worden wanneer er meer mensen ziek worden en capaciteit en middelen ontoereikend zijn om iedereen te helpen. Wie bepaalt over wie wel of niet hulp gaat krijgen als de coronacrisis erger wordt? En heeft de cliëntenraad hierbij een rol of (verzwaard) adviesrecht?

De Nederlandse Vereniging voor Intensive Care heeft een draaiboek Pandemie. Hierin staat wat ziekenhuizen moeten doen, waar zij zich aan moeten houden en hoe de triage (het beoordelen van de medische prioriteit) tijdens een pandemie moet verlopen. Deze criteria gelden tijdens een pandemie, grote uitbraak of ramp, als overgegaan is op crisis-zorg (fase 3) en triage noodzakelijk is. Deze regels krijgen prioriteit boven de gebruikelijke ziekenhuisspecifieke afspraken.

In het draaiboek staan criteria beschreven op basis waarvan triage plaatsvindt. In het uiterste geval zullen mensen ouder dan tachtig jaar met een slechte prognose niet worden opgenomen. Dat mag alleen wanneer al het mogelijke (zoals landelijke verdeling en opvang) is gebeurd, er een landelijke noodsituatie is uitgeroepen door de overheid én er landelijk besloten wordt tot triage.

Rol cliëntenraad
In crisistijden zoals nu gelden dus landelijke regelingen door de minister bepaald en landelijke richtlijnen. Ziekenhuizen kunnen hier niet zelf over beslissen. Het verzwaard adviesrecht is dus niet van toepassing

Wel zou de cliëntenraad een rol moeten hebben in de basisafspraken (organisatorisch), namelijk het Ziekenhuis Rampenopvangplan (ZiROP) en het zorgcontinuïteitsplan in de keten binnen de GHOR-regio (Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio). In rustiger tijden is er een rol voor cliëntenraden weggelegd om de continuïteit van zorg te bespreken, specifiek het ZiROP en het zorgcontinuïteitsplan, voor zover dat al niet eerder is gedaan.

Toelichting uit draaiboek PandemieTer verdere duiding hieronder samengevatte informatie uit het draaiboek Pandemie

In Nederland zijn alle ziekenhuizen verplicht een ‘ziekenhuis rampen opvang plan’ (ZiROP) en een ‘zorgcontinuïteitsplan’, al dan niet als onderdeel van een integraal crisisplan, op te stellen. Elke IC is verplicht een zorgbeleidsplan te hebben, waarin staat met welke ziekenhuizen in de regio afspraken zijn, en wat die inhouden.

Tevens moet er regionaal en landelijk afstemming plaatsvinden ten tijde van een crisis. Hiervoor is een functionerend wettelijk kader. Het Regionaal Overleg Acute zorg (ROAZ) en de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio (GHOR) zijn beide overkoepelende overleggen, waarin activiteiten rondom een crisis of pandemie met alle betrokkenen worden besproken en gecoördineerd. De IC is altijd onderdeel van een groter geheel; er dient afstemming in de keten plaats te vinden.

Het bepalen van het moment van overgaan op “crisis zorg” is lastig en gaat meestal stapsgewijs, hoewel de duur van de stappen kan variëren. Van belang is de fasering waarin van “standaard zorg” naar “crisis zorg” wordt overgegaan. Het overgaan op een ander type zorg moet tijdens een pandemie expliciet worden gemaakt, zodat alle schakels in de keten op elkaar zijn afgestemd. De overgang van fase 2 naar fase 3 wordt uitgeroepen door de Minister van VWS. Communicatie over de beschikbaarheid van IC-bedden loopt via bestaande structuren (ROAZ, GHOR).

Tijdens een crisissituatie kunnen tekorten in bronnen en middelen ontstaan waardoor het noodzakelijk is om van een patiëntgerichte naar een bevolkingsgerichte besluitvorming over te gaan om zo het gebruik van beschikbare middelen zo goed mogelijk te benutten en op deze wijze zo veel mogelijk levens te redden. Deze verschuiving van patiënt naar bevolking kan een andere triage van middelen vereisen.

In juni jl. hebben de Federatie Medisch Specialisten en de Artsenfederatie KNMG het Draaiboek ‘Triage op basis van niet-medische overwegingen voor IC-opname ten tijde van Fase 3 stap C in de COVID-19 pandemie’ gepubliceerd. Komende tijd wordt de achterban van de artsenkoepels geconsulteerd over het document. Het draaiboek beschrijft hoe artsen moeten beslissen over wie er wel en wie niet een IC-plek krijgt, als in een mogelijk volgende golf van de corona-pandemie de druk op de IC landelijk zo hoog oploopt dat er tekorten ontstaan (Fase 3, ook genoemd ‘Code Zwart’).

Triage is een laatste redmiddel en moet zo lang mogelijk vermeden worden. Wanneer er echter geen andere mogelijkheid meer rest dan zal landelijk volgens een uniform proces triage moeten plaatsvinden. Dit gebeurt dus als er echt geen andere mogelijkheid meer is en als van overheidswege een crisis is afgekondigd. De beslissing tot overgaan op triage wordt dus alleen landelijk genomen.