Het LSR

Er zijn twee reglementen die te maken hebben met het werk van de cliëntenraad namelijk de medezeggenschapsregeling en het huishoudelijk reglement.

De medezeggenschapsregeling

Een instelling dient een medezeggenschapsregeling op te stellen. Dit na overleg met de cliëntenraad of eventueel na overleg met een representatieve delegatie van cliënten of hun vertegenwoordigers dan wel met een representatie te achten organisatie van cliënten. In een medezeggenschapsregeling staan de besluiten die genomen zijn over de oprichting en vormgeving van de cliëntenraad. De volgende besluiten staan er in ieder geval benoemd:

• uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat
• hoe de cliëntenraad is samengesteld
• hoe de leden geselecteerd en benoemd worden
• wanneer een lidmaatschap eindigt
• wat de rol van de cliëntenraad is bij de voorbereiding van een aantal besluiten genoemd in de wet (artikel 3 lid 3)
• als er meer cliëntenraden zijn; de verdeling van de bevoegdheden
• hoe geborgd wordt dat de cliëntenraad begrijpelijke informatie ontvangt.

In de medezeggenschapsregeling staan daarnaast aanvullende afspraken beschreven over taken, faciliteiten, informatievoorziening, contact met de achterban en geschillen. Ook kunnen extra bevoegdheden worden vastgelegd en samenwerkingsafspraken gemaakt worden voor het overleg tussen cliëntenraad en bestuurder en toezichthouders.

Besluiten over de medezeggenschapsregeling vallen onder het instemmingsrecht van de cliëntenraad.

Het huishoudelijk reglement

In de Wmcz 2018 staat dat de cliëntenraad schriftelijk zijn werkwijze en zijn vertegenwoordiging in en buiten rechte moet regelen. Dat kan in een huishoudelijk reglement. In het reglement staat onder andere hoe de werkwijze van de cliëntenraad eruit ziet en wie de cliëntenraad vertegenwoordigt bij het tekenen van bijvoorbeeld contracten. Het reglement is van de cliëntenraad zelf. De Raad van Bestuur ontvangt het huishoudelijk reglement ter inzage, maar heeft er geen zeggenschap over.

Het LSR heeft voorbeelden van bovengenoemde reglementen. Voor de medezeggenschapsregeling is per branche met partijen samengewerkt aan een voorbeeldmodel. Deze reglementen kunt u aanpassen aan uw eigen situatie. U vindt de voorbeeldreglementen en ander voorbeeldmateriaal in de Kennisbank van het LSR speciaal voor leden.

Het LSR kan u ondersteunen bij het opstellen van de reglementen.

In de Wmcz 2018 staat bij artikel 6.3 dat de kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de werkzaamheden van de cliëntenraad ten laste komen van de instelling. Hoe dit precies vorm krijgt, dient nader te worden afgesproken. Dit kan bijvoorbeeld in de  medezeggenschapsregeling beschreven worden, deze regeling valt onder het instemmingsrecht. De cliëntenraad en zorgaanbieder kunnen aanvullende afspraken maken over de kosten; bijvoorbeeld door een jaarlijks budget af te spreken.

Aan het afspreken van een budget zit voor de cliëntenraad een risico. Blijkt het budget te laag te zijn, dan komen de kosten die niet uit het budget betaald kunnen worden alleen voor rekening van de zorgaanbieder als deze daarin toestemt. Het staat de zorgaanbieder vrij om dat niet te doen. In dat geval is geen beroep op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) mogelijk.

Een oplossing is om een budget af te spreken wat alleen bestemd is voor bijvoorbeeld reiskosten en scholing. Voor overige kosten is niet immers niet altijd te overzien of die kosten ook daadwerkelijk gemaakt gaan worden.

Als er een meningsgeschil ontstaat over wat redelijkerwijs nodig is voor het uitvoeren van werkzaamheden, of de uitvoering van de medezeggenschapsregeling verloopt niet goed, kan de LCvV gevraagd worden te bemiddelen of een uitspraak te doen. De LCvV keek bij een eerdere casus vooral vooral naar de redelijkheid in de onderbouwing van de cliëntenraad voor het gevraagde bedrag en naar de onderbouwing van de zorgaanbieder waarom hij het bedrag te hoog vond.

In de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 artikel 7.3 staat: ‘Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit’. Er staat dus geen termijn genoemd. Hoeveel tijd nodig is om antwoord te geven op een adviesvraag hangt van een aantal zaken af.

Bijvoorbeeld:

• Hoe compleet is de adviesvraag? Hoeveel aanvullende informatie is er nodig? Zijn er nog vragen?
• Hoe is de planning van de raad? Wanneer is de volgende overlegvergadering met de bestuurder?
• Hoeveel voorinformatie heeft de raad al ontvangen? Is er al eerder over gesproken?
• Is het een spoedeisende adviesvraag?

Bepaal daarom, in overleg met de bestuurder, per onderwerp wat een redelijke termijn is voor het reageren op de adviesvraag. Vaak wordt als redelijke termijn zes weken aangehouden. Als er vaste afspraken zijn over de termijnen leg deze dan vast in de medezeggenschapsregeling.

De cliëntenraad is geen rechtspersoon (stichting, vereniging of bedrijf) en kan niet als zodanig ingeschreven worden bij de Kamer van Koophandel. Wel is het mogelijk om een zakelijke rekening te openen (na overleg met de instelling) op het Kamer van Koophandel nummer van de zorginstelling. De rekening wordt dan ‘ten name van de cliëntenraad’.

De cliëntenraad kan ook een particuliere rekening openen maar daaraan zitten veel nadelen. Zo is een particuliere rekening gekoppeld aan de persoon die de rekening opent en dus ook aan zijn of haar sofinummer.

Dit kan een probleem zijn voor de belastingaangifte omdat het geld op de rekening van de cliëntenraad bij het vermogen van degene op wiens naam de rekening staat wordt opgeteld. Ook is het zo dat als deze persoon geen  cliëntenraadslid meer is, de rekening op een andere naam gezet moet worden. Dit is veel administratief werk.

De kosten van een zakelijke rekening zijn wel hoger dan die van een particuliere rekening. De kosten voor een zakelijke rekening zijn ongeveer €100,- per jaar. Daarbij komt dat elke af- of bijschrijving ongeveer € 0,10 kost.